Бизнес-кейс: бухгалтерия и отдел продаж
 

И так интересно обсуждение с владельцами, сотрудниками больших фирм.

Ситуация: Отдел продаж выполняет продажи и оформляет документы, клиент получает товар. бывает когда товар идет клиенту транспортной и документы от клиента не доходят обратно, бывает клиент теряет, бывает наша славная почта. Вот интересно как у вас построено кто должен делать копию документов и отправлять клиенту чтобы тот вернул подписанный экземпляр?
С одной стороны менеджер начал сделку он и должен ее закончить, с другой стороны на такое тратится много времени, в течении которого тот же менеджер мог продавать товар.

Документы от поставщиков запрашиваю сам (я бухгалтер), документами от наших покупателей полностью занимаются менеджеры и торговые.
Если я буду из всех покупателей выбивать документы я ничем кроме этого заниматься не буду.

1-book >Так вот то ж и для менеджера справедливо - если он будет выбивать документы - кто будет продавать?

Другой вопрос, а зачем эти доки вам? Или покупатели платят только после получения товара?
У нас такая проблема была, в итоге если все оплачено, но доки не вернулись, ну и фих с ними. Покупателей в среднем под 10 фирм/мес. через транспортные идут, еще где-то до 50 фирм/мес. оригиналы договоров получают только при получении товара, со всех требовать времени нет.

3-passatь > Отправка после получения денег, но вот например подписанных счет-фактур и Торг-12 нету - потерялись и не вернулись.

4-Роман aka Magician >счет-фактуры-покупатель не подписывает, поэтому не зачем отправлять ваш экз. покупателю.
0-Роман aka Magician >крепите к вашему экз. бумажечку , лучше на красной бумаге, типа "Просим подписать поставить печать и вернуть по такому-то адресу" это очень увеличивает процент возврата оформ. доков. А вот на почту грешить не нужно, что письма теряются, за 5 лет-ни одно письмо не затерялось. Большая вероятность, что клиент обманул, что отправил.Если большой документооборот, возьмите для этого на работу девочку на з/п в 15 тыс. или если есть секретарь, офис-менеджер-возложите это на них, им все равно чаще всего нечего делать.

3-passatь >Зачем документы?
Живой пример. Заказчик оплатил аванс за работу. Работа сделана, заказчик забрал документы на подпись и не вернул. Окончательную сумму не оплатил.Тут же меняется руководство заказчика и новое руководство подает в суд, вроде как работы не исполнены, а деньги оплачены. Повестка то ли не дошла, то ли ее не было, но решение принимается в отсутствие ответчика в пользу истца. Ответчик узнает обо всем этом только через полгода, когда его счет обнуляют.
Сейчас все в процессе...

3-passatь >а встречка с налоговой придет, че делать будешь?
должна заниматься бухгалтерия и согласовывать свои действия с манагером. если чел едет в контору, то какой смысл тратить время на почту. все просто.
вапше фирмы бывают просто удивительные. один московский завод как-то переделывал мне пакет документов 5(!!!!) раз и так и не смог сделать правильно))) уйма времени на это уходит.

6-KRTR > поэтому отгрузка продукции у нас на предприятии в большинстве случаев после 100% оплаты. При 50% оплате не отгружаем.
7-Толкне > Они обычно не приходят, а присылают список доков. И начинаем собирать копии доков в коробки и отправляем. В налоговой эти толмуты никто и не смотрит. Да и проверки встречные бывают только с крупными фирмами.

Да и нормально раз в три года новую фирму открывать.

Сегодня с удивлением узнал бизнес процесс одного из наших поставщиков: менеджер делает счет, согласовывает кол-во и сроки поставки, а финальные документы: фактуру и торг 12 делает бухгалтерия. Интересно тока то, что сейчас у них бух. ушел в отпуск и выходит делать документы тока в определенные дни, - и все ждем поставки дольше.

[quote=Гжель;31063819]счет-фактуры-покупатель не подписывает, поэтому не зачем отправлять ваш экз. покупателю.[/quote]
это я знаю, и не отправляем сумбурно написал.
[quote=Гжель;31063819]крепите к вашему экз. бумажечку[/quote]
Это тоже делаем, подсмотрели у юристов, тока тоже не всегда помогает, хотя это скорей большой плюс.
[quote=Гжель;31063819]Если большой документооборот, возьмите для этого на работу девочку на з/п в 15 тыс. или если есть секретарь, офис-менеджер-возложите это на них, им все равно чаще всего нечего делать.[/quote]
Ну секретарь и офис-менеджер это вы наверное перегнули, это не их функциональность восстанавливать документы. А про девочку думали, но брать ради десятка документов в месяц тоже перебор.

8-passatь >
не скажи.. не скажи.. у меня как-то раз документа не хватило, отправила скан, заметили.
да и вапше.. доки надо держать в порядке. это не нами придумано. потом иногда во взаиморасчетах такая хрень вылезет, поди докажи.

деловая переписка по электронной почте имеет юридическую силу, поэтому не удаляйте письма со сканами и требованиями вернуть оригиналы - и будет все ок в случае чего-нить неприятного
а бегать за каждым покупателем - только время терять, прошел уже не одну проверку без оригиналов от покупателей, ни каких вопросов у налоговой не возникало

важно лишь не забыть отразить факт продажи в своем учете)

12-Boltas >Ну вот что-то не нагуглил возможности держать ТОРГ-12 не подписанным, в паре мест пишут что ТОРГ-12 больше нужен покупателю, но вот факт поставки товара везде доказывается по подписанному ТОРГ-12 и нигде не смог найти что экспедиторская расписка (которая выдается например Деловыми Линиями) будет доказательством.

13, фактом, доказывающим то или иное событие, может оказаться что угодно, например переписка по почте, поэтому будьте бдительны, и не уничтожайте черновики, если нет оригиналов от купца, все зависит конешно от ситуации и обстоятельств
но, в большинстве случаев отсутствие такой первички не принципиально даже для налоговой - я это сказал, а не то что можно вообще забить на документооборот

нанимается курьер работющий в подчинении бухгалтерии. ПОтому как краеугольный камень все таки оплаты (их прохождение) ОН лично ножками возит и забирает доки в бухгалтериях контрагентов. Если фирма хоть както приличная по оборотам то это вопрос ничего не стоит по сути. Можно за [b]доп оплат[/b]у нагрузить торговых и манагеров. Если не хотят или не справляются, отнть у них эти доплаты и нанять таки курьера. Плюс манагеров то что как правило они в теме- а курьера прийдется полюбому учить как выглядят доки, куда и как ставятся подписи и бла бла бла.Так же у него журналчег регистрации "сдал/принял". ВСе. Все довольны. так же в догоора вписваем строу о том что докменты переданные факсом являются официальными до лобмена бумажками. В этом случае самое главное заполучить подписанный договор. Остальное можно пулять по факсу. ДЛя особо важных сделок и докмуентов можно нанимать фельдегерьскую почту, у них была платная услуга- приходит к контрагенту дядька в форме с пекалем приехавший на спецтранспорте.. - подписывают и возвращают все))) осрбенно четко работает на госсструтурах (госзаказчиках) и для суда очень весемо покзть ведомление о вручении фельдегерьское

15-Gitomer > Ну курьер если все контрагенты в одном городе или максимум в одном районе еще оправдано, но у нас например по всему краю.

[quote=Роман aka Magician;31194551] но у нас например по всему краю[/quote] - и что это меняет? это лишь цена вопроса. По опыту курьер может за день посетить в крае до 20ти контрагентов.

Там, где большой товарооборот, то, работа с накладными - это, действительно головная боль. Мы долго ломали голову, у бухгалтерии с отделом продаж была настоящая война. Потом придумали такую схему: передаем представителю покупателя накладные в 2-х экземплярах На своем крепим записку, в кот напечатано: "Просьба вернуть подписанный экземпляр поставщику в 3-хдневный срок" Документы за каждый рабочий день сдаются в бухгалтерию по реестрам. Если накладная с подписью поставщика отсутствует, то бухгалтер заносит ее номер, сумму в реестр невозвращенных накладных. Реестр ведется списками по предприятиям. Когда накладную довозят, списки корректируются. Где-то раз в месяц проводим своеобразную инвентаризацию этих списков. Всем должникам отправляем электронные письма или обзваниваем и требуем вернуть наши экземпляры. С особо злостными "невозвращенцами" работает отдел продаж - там уже путем предупреждения, что будет прекращена отгрузка и т.д. Метод, конечно несовершенный, но по другому бороться никак не получается. А налоговая проверка была - проверяли очень тщательно наличие Торг-12 с подписью получателя