Форум на Kuban.ru - (Прочее) Может ли работодатель хранить Т-54 и рЛ в электронном виде?

Вопрос: В ходе налоговой проверки по вопросу наличия и оформления первичных документов и регистров по учету труда и заработной платы нашим ООО к проверке не были представлены лицевые счета работников. Правомерны ли требования налогового органа, обязывающего ООО вести лицевые счета на каждого работника?

Ответ: Согласно Инструкции по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", на основании приказа руководителя о приеме работника на работу на каждого работника открывается лицевой счет по форме N Т-54 "Лицевой счет" или N Т-54а "Лицевой счет (свт)".
Так, форма N Т-54 "Лицевой счет" применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. Форма N Т-54а "Лицевой счет (свт)" применяется при обработке учетных данных с применением средств вычислительной техники (свт) и содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике. Данные по расчету заработной платы, полученные на бумажных носителях, вкладываются ежемесячно в лицевой счет. Вторая страница применяется для печатания кодов видов оплат и удержаний.
Таким образом, лицевой счет является справкой для начислений пенсий, пособий, подсчета среднего заработка для расчета отпускных, оплаты больничных листов, выплаты компенсации при увольнении, в котором также накапливаются все сведения о суммах начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. На основании данных лицевого счета составляется расчетно-платежная ведомость.
Кроме того, следует отметить, что согласно ст.255 Налогового кодекса Российской Федерации в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
При этом согласно нормам ст.252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Исходя из изложенного требования налогового органа правомерны и ООО должно вести лицевые счета по установленной форме на каждого работника.

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1
"Лицевой счет (свт)
(форма N Т-54а)

Применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года.
Заполняются работником бухгалтерии.
Форма N Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.
[em]Форма N Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники (свт) с использованием специальных программ[/em] и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. [b]Экземпляр распечатки расчетного листка[/b], содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, [em]вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника [b]на бумажном носителе[/b].[/em] На оборотной стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов (по системе кодирования, принятой в организации) различных видов выплат и удержаний."