Использование личного транспорта в служебных целях.
 

У нас есть сотрудник, которому по долгу своей работы приходится много ездить ( как по городу, так и в другие города).

1. Как лучше оформить использование личного транспорта? ( в интернете есть разные способы: заявление сотрудника + приказ по предприятию; доп соглашение к трудовому договору).
2.Как рассчитывать зимние нормы расхода ГСМ? ( какой процент от летних норм?)
3.Можно ли сделать один путевой лист на месяц ( несколько строк на каждый день поездки)?
4. Как учитывать в бухгалтерском и налоговом учете ГСМ?
5. Можно ли брать к учету расходы на запчасти, ремонт?

Я бы сделала так:
с сотрудником оформила договор аренды авто (со всеми вытекающими налогами, при том уплата производится работодателем);
для ГСМ оформила топливные карты (разные заправки);
оборудована авто системой "слежения" гсм;
приобрела бы трекер для контроля сотрудника.

В моем регионе бывает оооочень холодно (вчера утром быломминус 20), тем не менее, для машин, на которых нет датчиков "ГСМ" расход бензина рассчитываем по значениям, указанных в тех паспорте.

Путевые листы необходимо оформлять ежедневно.

В договоре аренды прописываем, что затраты на ремонт и т д авто производятся за счет арендатора, поэтому запчасти можно смело списывать в затраты.

1-Ведьма >спасибо. Скорее всего так и сделаем.

А можно выплачивать сотруднику компенсацию за использование л/а в служебных целях. Никаких налогов , в т.ч. и НДФЛ платить не надо.

3-TAG >, это доход со всеми вытекающими.
При этом предприятие не сможет учитывать в расходах ГСМ и запчасти.

4-Ведьма > Это не доход физлица, а компенсация понесенных расходов. Поэтому НДФЛ не удерживается. Ну, если предприятию нужны расходы в виде ГСМ и запчастей- то, конечно, аренда

5-TAG >,отчасти согласна, однако, ведомства спорят облагать или нет.
Однозначной позиции нет, поэтому я трактую, где меньше споров.